Cas d'usage
Grâce à la saisie des temps, vous savez bien plus que les heures de travail. Les données sont le nouvel or, elles fournissent les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions dans votre entreprise.
Vous trouverez ci-dessous une série d'applications évidentes et moins évidentes provenant de vos collègues entrepreneurs ou de nos clients :
Avons-nous un bénéfice ou une perte sur cette commande ?
L'analyse des coûts, un aspect que toutes les entreprises souhaitent connaître. Globalement, il y a une vue immédiate des heures travaillées et une estimation immédiate de l'achèvement de la commande dans les délais prévus. Pour estimer les écarts, il faut plus de détails. Le rapport détaillé permet de voir dans quelles activités les heures de travail ont été effectuées, ou par qui les actions ont été réalisées. De cette manière, il est possible de tirer une conclusion correcte et de procéder à des ajustements.
Qu'est-ce qui doit figurer sur la facture ?
Le suivi du temps est un outil vital largement adopté par les entreprises pour une facturation efficace. Si l'élaboration de la facture est une tâche simple, la détermination des détails essentiels à présenter peut être une décision cruciale. Il est impératif de présenter une ventilation complète des activités du projet, même si tous les détails ne doivent pas figurer sur la facture. En cas d'incertitude ou de litige, le fait de disposer d'un relevé précis du temps passé, à la minute près, peut constituer un atout de poids.
Un travail spécifique a-t-il déjà commencé ?
La réceptionniste d'une entreprise de pierres naturelles reçoit chaque jour une dizaine d'appels téléphoniques posant la même question. Ce travail sera-t-il terminé aujourd'hui ? Au lieu de se rendre à l'atelier, le statut de chaque commande est immédiatement visible via l'écran d'enregistrement. Cela permet à la réceptionniste de donner immédiatement une réponse correcte.
L'opération est-elle terminée ?
Les planificateurs de travail connaissent assez bien la durée d'une opération donnée. Le tableau de bord en temps réel détecte les opérations qui prennent un temps anormalement long. Cela permet d'intervenir immédiatement.
Qui travaille actuellement sur ce poste ?
Une entreprise de construction métallique qui effectue également des interventions non programmées utilise cette fonction pour estimer quel technicien est occupé par des questions non urgentes. Cela permet de décider rapidement qui il est préférable d'envoyer à l'intervention.
Action Tracker en Action
Quelles machines ont été utilisées et pendant combien de temps ?
Un atelier partiel facture les heures utilisées pour chaque machine aux différentes personnes qui l'utilisent.
Un laboratoire médical dispose d'une machine qui fait partie d'un projet spécifique subventionné. Cette même machine est également utilisée pour d'autres projets et doit être refacturée en interne.
Ces deux problèmes sont résolus par un rapport standard.
Dois-je automatiser ce processus ?
Une brasserie m'a posé une question. Elle négociait avec un constructeur de machines la mise en place d'une nouvelle ligne de production. L'emballage des bouteilles de bière se faisait principalement à la main. L'activité "emballage" était scannée depuis un certain temps et les temps de production étaient connus avec précision. Cela a permis à la direction de prendre la bonne décision quant à l'automatisation de cette activité.
Quel est l'impact d'un investissement ?
Une pépinière a investi dans une installation de flux et de reflux pour arroser automatiquement les plantes. Le temps de travail consacré à l'arrosage manuel a également été correctement enregistré, et cet investissement a été fondé sur des heures scannées. L'année suivante, les enregistrements ont montré que non seulement l'activité d'"arrosage" avait été réduite, mais aussi l'activité de "lutte contre les parasites". Comme il y avait moins d'interaction humaine entre les plantes, celles-ci souffraient également moins des maladies et des parasites. Un aperçu obtenu grâce à l'enregistrement de toutes les activités.